Privacy Policy – Trivance

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1. Introducción

Trivance es una plataforma digital integral, diseñada para ayudar a las organizaciones a gestionar sus operaciones de manera eficiente, optimizando la comunicación, los eventos, las donaciones y la participación comunitaria. Trivance se posiciona como una herramienta innovadora que ofrece una suite de servicios digitales, que permiten centralizar las actividades más importantes de las organizaciones, conectando a los miembros, facilitando la administración de recursos y mejorando la experiencia general de gestión.

Uno de los pilares fundamentales de Trivance es su compromiso con la protección y seguridad de los datos personales que las organizaciones y sus miembros confían a la plataforma. Trivance reconoce que la información gestionada es crítica para el funcionamiento de las organizaciones, y que el tratamiento adecuado de los datos personales es clave para garantizar la privacidad y la confianza de los usuarios.

A través de estas políticas, Trivance busca garantizar que las operaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales se realicen de manera transparente y en cumplimiento con las normativas legales vigentes, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en Europa, la Ley 1581 de 2012 en Colombia, y otras normativas internacionales aplicables en las jurisdicciones donde opera la plataforma.

Compromiso con la Seguridad y la Privacidad de los Datos

En Trivance, entendemos que el correcto manejo de los datos personales es una responsabilidad compartida entre la plataforma y las organizaciones que la utilizan. Por este motivo, Trivance actúa como Encargado del Tratamiento de Datos, garantizando que todos los datos sean procesados, almacenados y gestionados con los más altos estándares de seguridad digital.

Nuestros compromisos incluyen:

Protección de Datos: Todos los datos personales recogidos en la plataforma son tratados de acuerdo con los principios de confidencialidad, integridad y disponibilidad. Los datos son encriptados tanto en tránsito como en reposo, utilizando protocolos de seguridad avanzados que previenen el acceso no autorizado y aseguran su integridad.
Control de Acceso y Auditorías: Implementamos medidas estrictas de control de acceso para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a la información personal. Además, se realizan auditorías periódicas para asegurar el cumplimiento de las políticas internas de seguridad y las normativas legales aplicables.
Minimización y Limitación de Datos: Solo recolectamos los datos personales estrictamente necesarios para el funcionamiento y prestación de los servicios ofrecidos por Trivance. Esto incluye datos relacionados con la identificación de los usuarios, información de transacciones y datos relacionados con la interacción de los miembros en la plataforma.
Cumplimiento Normativo: Trivance se compromete a cumplir con todas las normativas legales aplicables al tratamiento de datos personales, garantizando que los derechos de los usuarios sean respetados en todo momento. Esto incluye el derecho de acceso, rectificación, eliminación y oposición al tratamiento de datos personales, en consonancia con la normativa vigente en cada jurisdicción.

Tratamiento de Datos dentro del Ecosistema de Trivance

El tratamiento de datos en Trivance está diseñado para facilitar la gestión de eventos, donaciones, comunicación y la participación de los miembros en las organizaciones que utilizan la plataforma. Las organizaciones usuarias de Trivance, denominadas Responsables del Tratamiento, son quienes definen los propósitos y medios para el tratamiento de los datos de sus miembros. Mientras tanto, Trivance, como Encargado del Tratamiento, actúa bajo las directrices y autorizaciones de las organizaciones, garantizando que los datos sean tratados de manera segura y conforme a las regulaciones de protección de datos.

La información gestionada por Trivance incluye, entre otros:

Datos Personales Identificativos: Nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono y otros datos que permiten la identificación de los usuarios.
Datos de Interacción y Participación: Información relacionada con la participación de los usuarios en eventos, donaciones realizadas, grupos a los que pertenecen y su nivel de actividad en la plataforma.
Datos de Transacciones Financieras: Información sobre los pagos y donaciones procesadas a través de la plataforma, garantizando que todos los procesos financieros se realicen de manera segura y transparente.

Finalidad de la Política de Tratamiento de Datos

La presente política de tratamiento de datos tiene como objetivo establecer los lineamientos y principios bajo los cuales Trivance gestiona la información personal de sus usuarios, asegurando su protección y correcto tratamiento. Entre las finalidades principales se encuentran:

Garantizar la Transparencia: Proveer a los usuarios y organizaciones una comprensión clara de cómo Trivance trata sus datos personales, asegurando que todas las operaciones sean transparentes y conformes a la ley.
Proteger la Privacidad de los Usuarios: Implementar medidas que aseguren la privacidad y seguridad de los datos personales, previniendo el acceso no autorizado, la pérdida de datos y otras amenazas relacionadas con la ciberseguridad.
Promover la Responsabilidad Compartida: Definir claramente las responsabilidades tanto de Trivance como de las organizaciones que utilizan la plataforma, asegurando que ambas partes trabajen conjuntamente para proteger la privacidad y los derechos de los usuarios.

Alcance de la Política

Esta política aplica a todas las organizaciones y usuarios que interactúan con Trivance, ya sea mediante el uso de la plataforma en su versión web o móvil. La política también se extiende a cualquier proveedor de servicios o tercero que, bajo la autorización de Trivance, pueda tener acceso a los datos personales con el fin de prestar un servicio o soporte técnico.

2. Uso de la Plataforma

2.1. Definición del Uso de la Plataforma por Parte de las Organizaciones

Trivance es una plataforma diseñada para facilitar la gestión de eventos, donaciones, comunicación y participación de las organizaciones y sus miembros. Los usuarios principales de la plataforma son organizaciones (iglesias, comunidades, instituciones, etc.), que actúan como administradores de sus propias cuentas y gestionan a sus propios usuarios (miembros, donantes, participantes).

Una vez la cuenta de una organización está activa, se le otorga acceso a una serie de funcionalidades que dependen del plan de suscripción seleccionado. Estas funcionalidades permiten a la organización recolectar, procesar y gestionar la información personal y transaccional de sus usuarios a través de la plataforma de Trivance. Las organizaciones son responsables del uso adecuado de los datos de sus miembros, mientras que Trivance actúa como un facilitador técnico y encargado del tratamiento de los datos, según lo establecido en el contrato.

2.2. Responsabilidad de las Organizaciones como Administradores

Al crear una cuenta en Trivance, la organización se convierte en Responsable del Tratamiento de los datos personales de sus usuarios (miembros, donantes, etc.), y debe garantizar que todos los datos recolectados y gestionados a través de la plataforma cumplan con las normativas de privacidad y protección de datos aplicables, tales como la Ley 1581 de 2012 en Colombia o el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en Europa.

2.2.1. Acceso y Gestión de Datos de los Usuarios por Parte de la Organización

Las organizaciones tienen acceso a la información personal y transaccional de sus usuarios para las siguientes finalidades:

Gestión de Eventos: Las organizaciones pueden crear, editar y gestionar eventos, registrando la participación de sus usuarios y recolectando información como nombres, correos electrónicos, números de teléfono, entre otros, para asegurar el correcto funcionamiento de las actividades.
Gestión de Donaciones: La plataforma permite la gestión de donaciones y contribuciones de los miembros, almacenando información relacionada con las transacciones, como el monto donado, los proyectos o campañas asociadas, y los datos de contacto del donante.
Comunicación y Notificaciones: Las organizaciones pueden utilizar Trivance para enviar mensajes masivos o segmentados a sus miembros, manteniéndolos informados sobre actividades, eventos, actualizaciones y otras acciones relevantes para la comunidad.
Grupos y Actividades: Las organizaciones pueden organizar a sus miembros en grupos de trabajo o interés, recolectando y gestionando información sobre su participación en actividades específicas, tales como asistencia a eventos o reuniones.

La organización debe obtener el consentimiento informado de sus usuarios para el tratamiento de sus datos y asegurar que solo se recolecten los datos necesarios para cumplir con las finalidades establecidas.

2.2.2. Tipos de Usuarios dentro de una Organización

Dentro de la plataforma, las organizaciones pueden asignar diferentes roles a sus usuarios, lo que determinará su nivel de acceso y responsabilidades en el uso de la información:

Administradores: Son los responsables principales de gestionar la cuenta de la organización en Trivance. Los administradores tienen acceso completo a la información de los usuarios y pueden crear, editar y eliminar eventos, gestionar donaciones, crear grupos y enviar comunicaciones masivas.
Líderes de Grupo: Estos usuarios pueden gestionar grupos específicos dentro de la organización, creando actividades y eventos, pero su acceso a los datos estará limitado solo a los miembros de su grupo.
Miembros: Los usuarios que participan en los eventos, donaciones y actividades organizadas por la organización. Su acceso a la información de la plataforma es limitado a la visualización de su propio perfil, historial de donaciones, eventos registrados y actividades grupales.

2.2.3. Responsabilidad en la Gestión de Permisos y Roles

Las organizaciones son responsables de la correcta asignación de roles y permisos dentro de la plataforma. Es responsabilidad del administrador asegurar que solo los usuarios con autorización tengan acceso a la información sensible, y que los líderes de grupo y demás miembros gestionen la información de manera adecuada.

Trivance provee herramientas para gestionar los niveles de acceso, permitiendo que los administradores configuren los permisos de manera sencilla y segura, asegurando que la información de la organización y de sus miembros esté siempre bajo control.

2.3. Responsabilidad de Trivance como Encargado del Tratamiento

Trivance, como Encargado del Tratamiento, tiene la responsabilidad de garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales que se procesan en la plataforma. Trivance no tiene acceso directo ni derecho de uso sobre los datos de los usuarios que pertenecen a la organización, excepto cuando sea necesario para el mantenimiento técnico, soporte o auditorías de seguridad.

2.3.1. Seguridad y Protección de Datos

Trivance se compromete a implementar todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales, tales como:

Encriptación de Datos: Los datos almacenados y en tránsito son encriptados utilizando los protocolos de seguridad más avanzados para evitar el acceso no autorizado.
Control de Acceso: Solo los administradores autorizados de la organización tienen acceso a la información de sus usuarios, y Trivance mantiene un registro detallado de las actividades de acceso para auditorías.
Auditorías y Cumplimiento Normativo: Trivance realiza auditorías periódicas de sus sistemas y procesos para asegurar que cumple con todas las normativas legales y los más altos estándares de seguridad.

2.4. Uso de la Plataforma según el Plan de Suscripción

Trivance ofrece varios planes de suscripción, cada uno de los cuales otorga acceso a diferentes funcionalidades y capacidades de la plataforma. A continuación se detallan los niveles de acceso y responsabilidades asociadas a cada plan:

Plan Free:
- Alcance Limitado: Este plan está diseñado para organizaciones que buscan gestionar sus operaciones básicas. Las funcionalidades como personalización de marca o reportes avanzados no están disponibles. Las donaciones están activas, pero bajo una tarifa de comisión establecida por Trivance.
- Responsabilidad: El administrador puede gestionar un número limitado de 10 usuarios eventos, y Trivance realizará un seguimiento para asegurar que se cumplan los términos del plan.
Plan Intermedio (Crecimiento):
- Funciones Avanzadas: Este plan permite acceso a funcionalidades avanzadas como la personalización de marca, gestión completa de eventos y grupos, y reportes de actividad y transacciones en tiempo real.
- Almacenamiento Ampliado: Se proporciona mayor capacidad de almacenamiento y más flexibilidad para gestionar un número mayor de usuarios y eventos.
- Escalabilidad: Las organizaciones pueden solicitar la escalabilidad de la plataforma para adaptarse a un mayor número de usuarios y eventos.
Plan Avanzado:
- Funciones Completa y Sin Restricciones: El plan avanzado ofrece acceso a todas las funcionalidades, incluyendo personalización completa, reportes detallados, gestión masiva de usuarios, eventos sin límites y una cantidad maxima de 3000 usuarios.
- Soporte Prioritario: Las organizaciones bajo este plan tienen acceso a soporte técnico prioritario, garantizando una respuesta rápida a cualquier incidencia.
Plan Personalizado:
- Soluciones a Medida: Para organizaciones con más de 3000 usuarios o necesidades específicas, Trivance ofrece soluciones personalizadas que se adaptan completamente a las características y desafíos de la organización.

2.5. Participación de los Datos una vez Activa la Cuenta

Una vez la cuenta de la organización está activa, la organización asume la responsabilidad completa sobre los datos de sus usuarios y su correcta administración dentro de la plataforma. Trivance actúa como facilitador y garante de la seguridad de la infraestructura, pero la organización debe:

Obtener el consentimiento explícito de sus usuarios para recolectar y procesar sus datos personales.
Asegurar el uso legítimo de los datos de acuerdo con las normativas de privacidad aplicables y las finalidades legítimas de su organización.
Realizar actualizaciones y correcciones de los datos personales de manera proactiva, asegurando que la información gestionada sea precisa y actualizada.

3. Tratamiento de Datos Personales

El tratamiento de los datos personales en Trivance está diseñado para cumplir con los principios de legalidad, transparencia, seguridad y confidencialidad, garantizando que la información de los usuarios sea utilizada solo para los fines legítimos y específicos de la plataforma. Las organizaciones que utilizan Trivance actúan como Responsables del Tratamiento de los datos de sus miembros, mientras que Trivance, como Encargado del Tratamiento, facilita las herramientas y la infraestructura necesaria para asegurar que estos datos sean procesados de manera segura y en conformidad con la ley.

3.1. Responsabilidad en el Tratamiento de Datos

La organización que utiliza Trivance tiene la responsabilidad de garantizar que el tratamiento de los datos personales de sus usuarios se realice conforme a las leyes y normativas aplicables. Esta responsabilidad incluye la recolección, almacenamiento, uso, transmisión y eliminación de los datos, así como la obligación de obtener el consentimiento explícito de los usuarios para la recolección de sus datos.

Trivance, por su parte, asume la responsabilidad técnica de asegurar que los datos sean gestionados con los más altos estándares de seguridad. Como Encargado del Tratamiento, Trivance no toma decisiones sobre los fines o medios del tratamiento de los datos personales, sino que actúa bajo las instrucciones de la organización.

Organización Responsable: Cada organización que utiliza Trivance debe implementar procesos para garantizar el tratamiento adecuado de los datos de sus miembros, en línea con las regulaciones aplicables (RGPD, Ley 1581/2012 en Colombia, etc.).
Encargado del Tratamiento: Trivance facilita las herramientas necesarias para que la organización cumpla con sus obligaciones, asegurando la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los datos.
Auditoría y Supervisión: Trivance realiza auditorías periódicas y pone a disposición de las organizaciones informes sobre la seguridad de los datos, para que estas puedan cumplir con sus propias auditorías internas.

3.2. Tipos de Datos Recopilados

Trivance recolecta datos personales y transaccionales de los usuarios que interactúan en la plataforma. Estos datos se recopilan con el consentimiento explícito del usuario, y su tratamiento está limitado a las finalidades descritas en esta política. A continuación, se detallan los tipos de datos recolectados:

3.2.1. Datos Demográficos y de Perfil

Estos datos son recolectados al momento de que el usuario se registra o interactúa con la organización a través de la plataforma. Incluyen:

Información básica: Nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, género y fecha de nacimiento.
Datos de Ubicación: País, ciudad, y otras informaciones relacionadas con la ubicación geográfica del usuario, lo cual es utilizado para gestionar actividades o eventos locales.
Preferencias de Comunicación: Opciones relacionadas con el tipo de notificaciones que los usuarios desean recibir, incluyendo notificaciones push, correos electrónicos y mensajes SMS.
Rol y Participación en la Organización: Información sobre el rol del usuario en la organización (miembro, líder, administrador) y su nivel de participación en eventos, donaciones y actividades.

3.2.2. Datos Transaccionales y Financieros

Estos datos son recopilados en el contexto de las donaciones y transacciones económicas realizadas a través de la plataforma:

Historial de Donaciones: Monto de las donaciones realizadas, método de pago utilizado (tarjeta de crédito, débito, transferencia bancaria, etc.), y proyectos o causas a las que el usuario ha contribuido.
Datos Financieros: Información parcial de los medios de pago utilizados (como los últimos 4 dígitos de la tarjeta de crédito) y detalles de las transacciones asociadas.
Información de Facturación: Dirección y otros datos relevantes para el proceso de facturación, en el caso de que se generen facturas electrónicas para las donaciones o pagos realizados.

3.3. Finalidad del Tratamiento de Datos

Los datos personales recolectados a través de Trivance tienen una finalidad legítima y específica, y serán utilizados únicamente para los propósitos definidos por la organización responsable y dentro del marco de la relación establecida entre la organización y el usuario. Las principales finalidades para las cuales Trivance trata los datos personales son las siguientes:

3.3.1. Gestión de la Comunicación

Trivance permite a las organizaciones gestionar la comunicación con sus miembros de manera eficiente. Los datos de contacto y preferencias de notificación de los usuarios son utilizados para enviar:

Notificaciones Push y Mensajes: Informes sobre actividades, eventos próximos, campañas de donación y otra información relevante.
Emails Masivos o Segmentados: Comunicaciones relacionadas con eventos importantes o mensajes específicos de la organización.

3.3.2. Gestión de Eventos y Participación

Trivance utiliza los datos demográficos y de perfil de los usuarios para organizar eventos y actividades:

Registro de Eventos: Los usuarios pueden registrarse en eventos y la organización puede gestionar su participación y asistencia.
Seguimiento de la Participación: La organización puede monitorear la participación de los usuarios en las actividades y eventos realizados.

3.3.3. Gestión de Donaciones

Los datos financieros y transaccionales de los usuarios son utilizados exclusivamente para:

Procesamiento de Donaciones: Permitir que los usuarios realicen donaciones a través de la plataforma de manera segura y con trazabilidad completa.
Historial de Donaciones: Almacenar el historial de donaciones de los usuarios para proporcionar informes detallados sobre las contribuciones realizadas.
Reportes y Auditorías: Generar reportes financieros y auditar las transacciones para cumplir con las obligaciones legales y contables.

3.3.4. Mejora de la Experiencia del Usuario

Trivance utiliza datos de interacción (como participación en eventos, donaciones realizadas, etc.) para mejorar la experiencia del usuario y optimizar las funcionalidades de la plataforma. Estos datos se emplean para:

Personalización del Contenido: Ofrecer contenido, eventos y campañas más relevantes para cada usuario, según su historial de participación.
Análisis de Uso: Realizar análisis internos para mejorar la plataforma y ofrecer una mejor experiencia general a los usuarios.

3.4. Seguridad en el Tratamiento de Datos

Trivance se compromete a garantizar la seguridad y protección de los datos personales mediante la implementación de medidas técnicas y organizativas apropiadas. Estas medidas aseguran que los datos sean tratados de manera confidencial y protegidos contra accesos no autorizados, alteraciones, pérdidas o destrucción.

3.4.1. Encriptación de Datos

Encriptación en Tránsito: Todos los datos transmitidos entre los usuarios, la organización y los servidores de Trivance están protegidos mediante encriptación SSL/TLS.
Encriptación en Reposo: Los datos personales y transaccionales almacenados en la base de datos están encriptados para garantizar su confidencialidad incluso en caso de acceso no autorizado.

3.4.2. Control de Acceso

Gestión de Permisos: Solo los usuarios con los roles adecuados (administradores, líderes de grupo) pueden acceder a la información sensible de los usuarios. Trivance permite a las organizaciones personalizar los niveles de acceso para cada rol.
Autenticación de Dos Factores (2FA): Trivance ofrece la opción de autenticación de dos factores para los administradores y usuarios con acceso a información sensible, mejorando la seguridad del acceso a la plataforma.

3.4.3. Auditorías y Monitoreo

Auditorías de Seguridad: Trivance realiza auditorías periódicas de sus sistemas y procedimientos de seguridad para garantizar que los datos personales sean tratados en conformidad con las normativas aplicables.
Monitoreo Constante: La plataforma implementa sistemas de monitoreo continuo para detectar y prevenir accesos no autorizados, fallos de seguridad o violaciones de los datos.

3.5. Derechos del Titular de los Datos

El titular de los datos personales, es decir, cualquier individuo cuyos datos hayan sido recolectados y procesados a través de Trivance, tiene garantizados una serie de derechos que protegen su privacidad y control sobre su información personal. Estos derechos se encuentran respaldados por normativas internacionales de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en Europa y la Ley 1581 de 2012 en Colombia. A continuación, se detallan los derechos específicos que los usuarios pueden ejercer a través de la organización responsable del tratamiento o directamente con Trivance, cuando corresponda.

3.5.1. Derecho de Acceso

El titular de los datos tiene el derecho de solicitar y recibir información sobre los datos personales que se están procesando. Este derecho incluye la posibilidad de conocer:

El tipo de datos personales que se han recolectado y almacenado.
Las finalidades del tratamiento de dichos datos (por ejemplo, para la gestión de donaciones, eventos, etc.).
Los destinatarios a los que se han comunicado o transferido los datos, si es el caso.
El tiempo de retención previsto para los datos personales o, si no es posible, los criterios utilizados para determinar ese período.

El acceso a esta información debe proporcionarse de manera clara y comprensible, asegurando que el titular de los datos tenga un control total sobre la información que se está gestionando.

3.5.2. Derecho de Rectificación

El titular de los datos tiene derecho a solicitar la rectificación de sus datos personales cuando estos sean inexactos, incompletos o hayan cambiado con el tiempo. Esto permite a los usuarios mantener sus datos actualizados en la plataforma y asegurarse de que la información tratada sea precisa y veraz.

Actualización de Datos: Los usuarios pueden solicitar la actualización de su información de contacto, como correos electrónicos, números de teléfono o direcciones, cuando estos cambien.
Corrección de Errores: Cualquier error o imprecisión en los datos recolectados puede ser rectificado a petición del titular.

La organización responsable del tratamiento deberá gestionar esta solicitud de manera ágil, utilizando las herramientas proporcionadas por Trivance para actualizar la información.

3.5.3. Derecho de Supresión (Derecho al Olvido)

El titular de los datos tiene derecho a solicitar la eliminación de sus datos personales cuando ya no sean necesarios para las finalidades por las cuales fueron recogidos, o cuando el tratamiento se haya realizado de manera indebida. Este derecho puede ejercerse en los siguientes casos:

Finalización de la Relación con la Organización: Si el titular ya no es miembro activo de la organización o ha dejado de participar en sus actividades, puede solicitar que sus datos sean eliminados de la plataforma.
Retiro del Consentimiento: En los casos en que el tratamiento de datos se base en el consentimiento del titular, este puede retirarlo en cualquier momento y solicitar la eliminación de su información.
Tratamiento Ilegal: Si los datos personales han sido tratados de manera indebida o sin el consentimiento del titular, este tiene derecho a solicitar la supresión inmediata de la información.

No obstante, la eliminación de los datos estará sujeta a las obligaciones legales que la organización o Trivance puedan tener para mantener cierta información (por ejemplo, por razones fiscales o legales).

3.5.4. Derecho de Oposición

El titular de los datos tiene derecho a oponerse en cualquier momento al tratamiento de sus datos personales por motivos relacionados con su situación particular, especialmente cuando:

Los datos sean utilizados con fines de marketing directo o promociones no deseadas.
El tratamiento no sea necesario para el cumplimiento de una relación contractual o legal y afecte los derechos del titular.

En estos casos, la organización y Trivance deberán cesar el tratamiento de los datos personales, salvo que existan razones legítimas imperiosas para continuar con el tratamiento que prevalezcan sobre los intereses, derechos y libertades del titular.

3.5.5. Derecho a la Portabilidad de los Datos

El titular de los datos tiene derecho a recibir una copia de sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica. Esto permite que el titular pueda transferir sus datos a otro responsable del tratamiento, sin obstáculos, cuando:

El tratamiento se base en el consentimiento del titular o en la ejecución de un contrato.
El tratamiento se realice por medios automatizados (es decir, a través de la plataforma digital de Trivance).

Este derecho asegura que los usuarios mantengan el control sobre sus datos y puedan transferirlos a otras plataformas u organizaciones si lo desean, sin interferencias.

3.5.6. Derecho a la Limitación del Tratamiento

El titular de los datos puede solicitar la limitación del tratamiento de sus datos personales en los siguientes casos:

Impugnación de la Exactitud: Si el titular impugna la exactitud de los datos, el tratamiento puede ser limitado mientras se verifica la corrección de los mismos.
Tratamiento Ilegal: Si el tratamiento es ilícito, pero el titular se opone a la eliminación de sus datos y prefiere solicitar la limitación de su uso.
Oposición al Tratamiento: Cuando el titular se haya opuesto al tratamiento de sus datos, mientras se verifica si los motivos legítimos de la organización prevalecen sobre los del titular.

En estos casos, los datos personales solo podrán ser tratados, con excepción de su almacenamiento, con el consentimiento del titular o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales.

3.5.7. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos

Los titulares de los datos pueden ejercer cualquiera de sus derechos contactando directamente con la organización responsable del tratamiento o, en su defecto, con Trivance a través de los canales habilitados, tales como correo electrónico o formularios específicos en la plataforma.

Tiempo de Respuesta: Trivance y las organizaciones se comprometen a atender las solicitudes de los titulares de datos dentro de los plazos establecidos por la normativa aplicable, generalmente dentro de un período de 30 días hábiles.
Soporte Técnico: Trivance proporcionará el soporte técnico necesario a las organizaciones para asegurar que puedan gestionar eficazmente las solicitudes de los titulares de los datos.

4. Retención de Datos

La retención de datos en Trivance se realiza de acuerdo con los principios de necesidad, proporcionalidad y cumplimiento legal. La información personal y transaccional recogida en la plataforma será retenida únicamente durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fue recolectada, o según lo exijan las obligaciones legales o contractuales que apliquen.

4.1. Plazo de Retención de Datos

El período de retención de los datos personales depende del tipo de datos y de la finalidad del tratamiento. A continuación se detallan los períodos de retención aplicables a los diferentes tipos de datos gestionados en la plataforma:

4.1.1. Datos de Perfil y Demográficos

Los datos personales recolectados para la creación y mantenimiento del perfil de usuario en la plataforma, tales como nombre, correo electrónico, número de teléfono, ubicación y rol dentro de la organización, serán retenidos durante el tiempo en que:

El usuario mantenga su cuenta activa en la organización.
La organización siga siendo suscriptora de Trivance y utilice la plataforma para gestionar su comunidad.
En caso de inactividad, si el usuario no interactúa con la plataforma durante un periodo de tiempo prolongado (por ejemplo, más de 24 meses), la organización será notificada y podrá decidir si mantiene los datos o los elimina.

Una vez que la cuenta del usuario o la relación con la organización termine, los datos personales serán eliminados, a menos aque exista una justificación legal o contractual que exija su retención (por ejemplo, auditorías o cumplimiento normativo).

4.1.2. Datos Transaccionales y Financieros

La información relacionada con transacciones económicas, tales como donaciones y pagos, será retenida de acuerdo con las normativas fiscales y contables aplicables, las cuales suelen requerir que los datos se conserven por un período mínimo de tiempo. En general:

Datos de Donaciones: Serán retenidos durante un período de al menos 5 años después de la realización de la transacción, para cumplir con obligaciones fiscales y de auditoría.
Facturación: La información relacionada con facturas o recibos emitidos a los donantes o usuarios será retenida de acuerdo con las normativas fiscales, lo cual puede variar según la jurisdicción.

4.1.3. Datos Relacionados con Eventos y Actividades

La información de eventos y actividades en los que los usuarios participan será retenida mientras sea relevante para la gestión operativa de la organización. Esto incluye:

Datos de Inscripción en Eventos: Los registros de inscripción y participación en eventos serán retenidos durante el período en que el evento esté activo y finalizado, y por un tiempo adicional (normalmente 12 meses) para la generación de reportes y análisis internos.
Historial de Participación: Los datos históricos sobre la participación de los usuarios en eventos y actividades serán almacenados mientras el usuario permanezca activo dentro de la organización, y podrán ser eliminados o anonimizados a solicitud de la organización o del usuario.

4.2. Procedimiento de Eliminación de Datos

Una vez que los datos personales han cumplido con su propósito o cuando los períodos de retención hayan expirado, Trivance se compromete a eliminar o anonimizar los datos de manera segura, garantizando que no puedan ser recuperados o identificados. El proceso de eliminación de datos se realiza bajo los más altos estándares de seguridad para evitar cualquier riesgo de filtración o acceso no autorizado.

4.2.1. Eliminación por Parte de la Organización

Las organizaciones usuarias de Trivance tienen la capacidad de gestionar la eliminación de los datos personales de sus usuarios directamente a través de la plataforma. Los administradores pueden:

Eliminar cuentas inactivas o usuarios que ya no formen parte de la organización.
Solicitar la eliminación de datos específicos en cumplimiento de los derechos de los titulares de datos, como el derecho al olvido.

Una vez que la organización solicite la eliminación de los datos, Trivance llevará a cabo el proceso de forma definitiva, garantizando que los datos no puedan ser recuperados.

4.2.2. Eliminación Automática

En los casos en que no haya actividad en la cuenta de un usuario o una organización durante un período prolongado, Trivance podrá realizar una eliminación automática de los datos tras notificar a la organización. Esto se hará para garantizar que no se almacenen datos innecesarios o desactualizados.

Trivance también puede aplicar políticas de retención automática para datos financieros y de transacciones, garantizando que solo se retenga la información necesaria para cumplir con las normativas legales aplicables.

4.3. Retención por Cumplimiento Legal

En algunos casos, Trivance puede estar legalmente obligado a retener ciertos datos personales o transaccionales durante un período más prolongado, incluso después de que la organización haya dejado de utilizar la plataforma o el usuario haya solicitado la eliminación de sus datos. Estas obligaciones pueden surgir de:

Normativas Fiscales y Contables: Trivance deberá conservar registros financieros y de transacciones para cumplir con las leyes fiscales, auditorías y requerimientos contables aplicables en las jurisdicciones donde opera.
Investigaciones o Requerimientos Legales: Si una autoridad judicial o regulatoria solicita el acceso a los datos en el marco de una investigación legal, Trivance puede verse obligado a retener la información por un período más largo de lo inicialmente previsto.

4.4. Anonimización de Datos

En lugar de eliminar los datos, Trivance puede optar por anonimizar la información cuando ya no sea necesaria para los fines para los cuales fue recolectada, pero aún se necesite mantener para fines estadísticos o analíticos. La anonimización consiste en despojar los datos de cualquier identificador personal que pueda vincularlos a un individuo específico.

Datos Anonimizados: Los datos que han sido completamente anonimizados ya no se consideran datos personales y pueden ser utilizados por Trivance para fines de análisis interno, mejora de la plataforma, informes de uso o generación de estadísticas agregadas.

Esta práctica garantiza que Trivance pueda seguir aprovechando datos relevantes para mejorar su plataforma sin comprometer la privacidad o la seguridad de los usuarios.

4.5. Comunicación con la Organización Sobre Retención y Eliminación de Datos

Trivance se compromete a mantener a las organizaciones usuarias informadas sobre las políticas de retención de datos y los procesos de eliminación que se lleven a cabo en la plataforma. Esto incluye:

Notificación de Eliminación: Las organizaciones serán notificadas antes de que se realice cualquier eliminación automática de datos, para que puedan tomar medidas en caso de que necesiten conservar la información.
Soporte en la Gestión de Datos: Trivance ofrece soporte técnico a las organizaciones para ayudarles a gestionar los procesos de retención y eliminación de datos, asegurando que los procedimientos cumplan con las normativas de protección de datos aplicables.

5. Transferencia de Datos a Terceros

Trivance se compromete a proteger la información personal y transaccional de los usuarios, y solo compartirá o transferirá datos a terceros en situaciones específicas, siempre bajo estrictas medidas de seguridad y en cumplimiento con la legislación aplicable. La transferencia de datos a terceros puede ser necesaria para la prestación de servicios, el cumplimiento de obligaciones legales o la optimización de las funcionalidades de la plataforma.

A continuación, se detallan los casos y condiciones bajo los cuales Trivance podría transferir datos a terceros, y las medidas de seguridad que se implementan para proteger esta información.

5.1. Proveedores de Servicios

Para asegurar el correcto funcionamiento de la plataforma y mejorar la calidad de los servicios ofrecidos, Trivance puede compartir datos personales con proveedores de servicios externos que colaboran en el desarrollo, mantenimiento y mejora de la plataforma. Estos proveedores actúan como encargados del tratamiento de datos bajo los contratos firmados con Trivance y solo pueden acceder a los datos para los fines específicos establecidos.

5.1.1. Tipos de Proveedores de Servicios

Los datos pueden ser compartidos con proveedores que ofrezcan servicios esenciales como:

Servicios de alojamiento y almacenamiento en la nube: Trivance utiliza proveedores de almacenamiento en la nube para garantizar la escalabilidad y disponibilidad de la plataforma.
Plataformas de pagos: Para procesar donaciones y transacciones financieras, Trivance se integra con pasarelas de pago que requieren acceso a los datos financieros y de transacción de los usuarios.
Proveedores de mensajería y notificaciones: Trivance trabaja con proveedores externos para el envío de notificaciones push, SMS y correos electrónicos, los cuales gestionan los datos de contacto de los usuarios.

5.1.2. Cláusulas de Confidencialidad y Seguridad

Trivance garantiza que todos los proveedores de servicios con acceso a los datos personales cumplen con los estándares de seguridad exigidos por las normativas internacionales de protección de datos. Estos proveedores deben firmar acuerdos de confidencialidad que establecen claramente sus responsabilidades con respecto a la protección de los datos.

Medidas de Seguridad: Los terceros que acceden a los datos implementan medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales contra accesos no autorizados, pérdidas o usos indebidos.
Finalidad Limitada: Los datos proporcionados a terceros solo se utilizarán para los fines contractuales específicos y no podrán ser reutilizados para ningún otro propósito.

5.2. Transferencia Internacional de Datos

En algunos casos, Trivance puede necesitar transferir datos a proveedores de servicios ubicados fuera del país de residencia del usuario. Cuando esto ocurre, Trivance asegura que se cumplan los requisitos legales aplicables para la transferencia internacional de datos, garantizando que los datos personales gocen de un nivel de protección adecuado.

5.2.1. Transferencias dentro del Espacio Económico Europeo (EEE)

En el caso de transferencias de datos personales desde países del Espacio Económico Europeo (EEE) a terceros países, Trivance solo transferirá los datos a países que cuenten con un nivel adecuado de protección de datos, según lo definido por la Comisión Europea, o implementará mecanismos legales, tales como:

Cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea, que garantizan la seguridad y protección de los datos.
Certificaciones de cumplimiento de normativas internacionales, como el Privacy Shield en los Estados Unidos, cuando sea aplicable.

5.2.2. Transferencias fuera del Espacio Económico Europeo

Para transferencias de datos personales a terceros ubicados fuera del EEE, Trivance se asegurará de que los datos estén protegidos mediante acuerdos de transferencia de datos que cumplan con las exigencias legales de protección de datos en esas jurisdicciones. Esto incluye:

Evaluación del Nivel de Protección: Trivance realizará evaluaciones para verificar que el país receptor garantice un nivel de protección adecuado para los datos personales.
Medidas Contractuales: En caso de que el país receptor no tenga un nivel adecuado de protección, se implementarán cláusulas contractuales tipo u otros mecanismos para asegurar la seguridad de los datos transferidos.

5.3. Cumplimiento de Obligaciones Legales

Trivance puede compartir datos personales con autoridades judiciales o gubernamentales cuando sea necesario para cumplir con las obligaciones legales o cuando se requiera como parte de una investigación legal. Estas transferencias solo se realizarán en los siguientes casos:

Cumplimiento de Leyes: Trivance está obligado a transferir datos personales cuando se requiera por ley, en cumplimiento de normativas fiscales, contables, regulatorias o de protección de datos.
Órdenes Judiciales: En caso de que una autoridad judicial o administrativa emita una orden legal que exija el acceso a los datos personales, Trivance proporcionará la información solicitada, siempre que esté respaldada por una orden válida.

5.3.1. Proceso de Transferencia por Cumplimiento Legal

Cuando se requiera una transferencia de datos por cumplimiento legal, Trivance se asegurará de que:

Se limiten los datos proporcionados a la mínima cantidad necesaria para cumplir con la solicitud.
Se notifique a la organización o usuario afectado sobre la solicitud de sus datos, excepto cuando la ley prohíba dicha notificación.

5.4. Transferencia de Datos entre Organizaciones en Trivance

En ciertos casos, los datos personales pueden ser transferidos entre organizaciones que utilizan la plataforma Trivance, pero solo cuando el titular de los datos ha dado su consentimiento explícito para dicha transferencia. Esto puede ocurrir en los siguientes escenarios:

Cambio de Membresía: Cuando un usuario deja de formar parte de una organización y se une a otra, la información relevante del perfil del usuario podrá ser transferida entre ambas organizaciones con el consentimiento del usuario.
Colaboración entre Organizaciones: En el caso de eventos conjuntos o proyectos compartidos entre organizaciones, los datos personales de los usuarios involucrados pueden ser compartidos con ambas entidades, siempre bajo el consentimiento previo del titular de los datos.

5.5. Limitaciones en la Transferencia de Datos

Trivance no compartirá ni transferirá datos personales a terceros, excepto en los casos específicamente mencionados en esta política. En particular, Trivance se compromete a no vender ni alquilar los datos personales de los usuarios a terceros con fines comerciales o de marketing.

5.5.1. Consentimiento para la Transferencia

En los casos en que la transferencia de datos no esté cubierta por las finalidades legítimas mencionadas anteriormente, Trivance requerirá el consentimiento explícito del titular de los datos antes de realizar cualquier transferencia. El consentimiento será libre, específico, informado e inequívoco, y los usuarios tendrán derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento.

5.6. Seguridad en la Transferencia de Datos

Cualquier transferencia de datos a terceros realizada por Trivance estará sujeta a estrictas medidas de seguridad, incluyendo la implementación de:

Protocolos de encriptación para proteger los datos durante la transmisión.
Acuerdos de confidencialidad con los terceros que reciban los datos, asegurando que solo utilicen la información para los fines acordados y bajo los estándares de seguridad exigidos.

5.7. Transparencia y Derecho de Oposición

Trivance garantizará siempre la transparencia sobre las transferencias de datos a terceros, informando a los usuarios y organizaciones sobre cualquier transferencia que no esté claramente especificada en estas políticas. Los usuarios tienen derecho a oponerse a la transferencia de sus datos a terceros, salvo en los casos en que dicha transferencia sea obligatoria por ley.

6. Modificación de las Políticas de Uso y Tratamiento de Datos

Trivance se reserva el derecho de modificar estas Políticas de Uso y Tratamiento de Datos en cualquier momento, con el objetivo de adaptarlas a cambios legales, mejoras en los servicios ofrecidos o ajustes en los procesos internos que optimicen la protección de datos personales. Estas modificaciones se realizarán de manera transparente, y Trivance se compromete a notificar a los usuarios y a las organizaciones de cualquier cambio significativo en las políticas.

6.1. Causas de Modificación

Las Políticas de Uso y Tratamiento de Datos pueden ser modificadas por diversas razones, que incluyen, pero no se limitan a:

Cambios en las Normativas Legales: Si las leyes de protección de datos o normativas locales o internacionales cambian, Trivance actualizará sus políticas para asegurar el cumplimiento de la nueva legislación, tales como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en Europa o la Ley 1581 de 2012 en Colombia.
Mejoras en la Plataforma: Cuando Trivance incorpore nuevas funcionalidades o actualice los servicios existentes, puede ser necesario modificar las políticas para reflejar las nuevas prácticas en el tratamiento de los datos personales.
Cambios en los Proveedores de Servicios: Si Trivance decide trabajar con nuevos proveedores o cambiar los actuales, puede haber modificaciones en las políticas para incluir la transferencia de datos a estos nuevos encargados del tratamiento.

6.2. Proceso de Modificación

Cuando Trivance realice una modificación en sus Políticas de Uso y Tratamiento de Datos, se seguirán los siguientes pasos para garantizar la transparencia y la claridad para las organizaciones y los usuarios:

6.2.1. Notificación de Cambios

Trivance notificará a todas las organizaciones y usuarios de la plataforma sobre cualquier modificación significativa en las políticas. Esta notificación se hará a través de los siguientes medios:

Correo electrónico: Las organizaciones y los usuarios recibirán un correo electrónico informando de los cambios en las políticas, con un resumen de los ajustes realizados.
Notificación en la Plataforma: Trivance colocará un aviso visible en la plataforma (versión web y móvil) para que los usuarios sean notificados de las modificaciones cuando inicien sesión.
Actualización en la Página Web: Las políticas actualizadas estarán disponibles en la página web de Trivance, accesibles en todo momento para su consulta.

6.2.2. Período de Revisión

Para garantizar que los usuarios y las organizaciones tengan tiempo suficiente para revisar los cambios en las políticas, Trivance otorgará un período de revisión de al menos 30 días a partir de la notificación. Durante este período, las organizaciones y los usuarios podrán consultar el contenido de las políticas modificadas y hacer preguntas o aclaraciones sobre los cambios.

6.2.3. Aceptación de las Modificaciones

Si después del período de revisión, la organización o el usuario continúan utilizando la plataforma, se entenderá que han aceptado los términos modificados. En caso de que un usuario o una organización no esté de acuerdo con los cambios, tendrán el derecho de solicitar la cancelación de su cuenta antes de la entrada en vigor de las nuevas políticas, sin penalizaciones.

6.3. Impacto de los Cambios en los Servicios

Cuando una modificación en las políticas impacte de manera significativa el uso de la plataforma o los servicios ofrecidos, Trivance se compromete a:

Garantizar la continuidad del servicio: Las modificaciones que afecten la manera en que los datos son tratados o transferidos no interrumpirán el uso de la plataforma por parte de las organizaciones o usuarios.
Proveer alternativas: En caso de que las nuevas políticas afecten el modo de uso de ciertas funcionalidades, Trivance trabajará con las organizaciones para encontrar alternativas viables o personalizaciones que se ajusten a sus necesidades específicas.

6.4. Derechos del Usuario y de la Organización frente a las Modificaciones

Tanto las organizaciones como los usuarios individuales tienen derechos frente a las modificaciones de las políticas de Trivance, asegurando que las actualizaciones se gestionen de manera equitativa y con respeto a la privacidad de los datos.

6.4.1. Derecho a la Información

Las organizaciones y los usuarios tienen derecho a ser informados adecuadamente de cualquier cambio en las políticas. Esta información incluirá:

Un resumen claro de los cambios realizados.
Los motivos de la modificación de las políticas (cambio legal, mejora de la plataforma, cambio de proveedores, etc.).
Fechas clave: Fecha de notificación y fecha de entrada en vigor de las nuevas políticas.

6.4.2. Derecho a Oponerse a los Cambios

En el caso de que una organización o usuario no esté de acuerdo con los cambios realizados en las políticas, tiene derecho a oponerse y a cancelar su cuenta en la plataforma. En este caso, Trivance:

Facilitará la eliminación o transferencia de los datos personales gestionados en la plataforma, garantizando que la cancelación se realice de manera segura y sin penalización.
Brindará soporte técnico para asegurar que la organización pueda gestionar de forma adecuada la transición de sus datos antes de la cancelación definitiva.

6.4.3. Continuación del Servicio bajo los Nuevos Términos

Si una organización o usuario continúa utilizando la plataforma después de que los nuevos términos entren en vigor, se considera que acepta automáticamente las políticas modificadas, sin necesidad de realizar ninguna acción adicional. Esta aceptación implícita garantiza la continuidad del servicio bajo las nuevas condiciones, sin interrupciones.

6.5. Actualización Periódica de Políticas

Trivance se compromete a realizar revisiones periódicas de sus Políticas de Uso y Tratamiento de Datos para garantizar que reflejen adecuadamente las prácticas más recientes en cuanto a seguridad, privacidad y cumplimiento normativo.

Evaluación Anual: Trivance llevará a cabo una revisión anual de las políticas, evaluando la necesidad de realizar modificaciones para ajustarse a los cambios normativos o tecnológicos.
Auditorías de Cumplimiento: Se realizarán auditorías internas para asegurar que los procesos internos de Trivance cumplan con las políticas actualizadas, y para identificar posibles áreas de mejora en la protección de los datos personales.

6.6. Acceso Permanente a las Políticas

Trivance garantiza que las Políticas de Uso y Tratamiento de Datos estarán siempre disponibles para consulta en su sitio web. Los usuarios y organizaciones podrán acceder a la versión más reciente de las políticas en cualquier momento, garantizando la transparencia y el acceso a la información.

7. Responsabilidad del Usuario

El uso de Trivance implica la aceptación de una serie de responsabilidades por parte de los usuarios. Estas responsabilidades tienen como objetivo asegurar que el uso de la plataforma sea seguro, legal y conforme a las normativas aplicables. Los usuarios, ya sean administradores de una organización, líderes de grupo o miembros individuales, son responsables del cumplimiento de las Políticas de Uso y Tratamiento de Datos y de cualquier otra normativa interna de la organización a la que pertenezcan.

7.1. Cumplimiento de Normativas Legales y Políticas Internas

Los usuarios de Trivance son responsables de garantizar que su uso de la plataforma cumpla con todas las leyes y regulaciones aplicables, incluidas las normativas de protección de datos y privacidad. Específicamente:

Organizaciones Responsables del Tratamiento de Datos: Las organizaciones que utilicen Trivance para gestionar los datos de sus miembros son responsables de cumplir con la normativa de protección de datos aplicable en su jurisdicción (como el RGPD en Europa o la Ley 1581 de 2012 en Colombia). Esto incluye la obtención del consentimiento informado de sus miembros para el tratamiento de sus datos personales.
Administradores y Líderes de Grupo: Los administradores y líderes de grupo son responsables de gestionar de manera segura los datos personales de los miembros de su organización, asegurándose de que solo accedan a la información aquellos usuarios que tengan los permisos adecuados y de que se utilicen los datos solo para las finalidades autorizadas.
Miembros: Los usuarios individuales son responsables de proporcionar información precisa y actualizada a través de la plataforma y de utilizar Trivance de acuerdo con las políticas de su organización.

7.2. Proporcionar Información Veraz y Actualizada

Todos los usuarios tienen la responsabilidad de proporcionar información veraz y actualizada al registrarse o interactuar con la plataforma. Específicamente:

Administradores y Miembros: Al crear una cuenta, los usuarios deben garantizar que la información proporcionada, como nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono y otros datos personales, es precisa. La falsificación de datos o el uso de información incorrecta puede dar lugar a la suspensión o cancelación de la cuenta.
Actualizar Información Personal: Los usuarios son responsables de mantener actualizada su información personal. En caso de que cambie alguna información (como el correo electrónico o número de teléfono), el usuario debe actualizarla en la plataforma para garantizar el correcto funcionamiento de las notificaciones y comunicaciones.

7.3. Uso Adecuado de la Plataforma

Trivance debe utilizarse de manera adecuada, conforme a los fines legítimos de la plataforma y a las funcionalidades que ofrece. Se prohíbe cualquier uso que sea contrario a las normativas legales, los términos de uso o que perjudique el funcionamiento de la plataforma o de los servicios de Trivance. Las responsabilidades de los usuarios incluyen:

No Interferir en el Funcionamiento de la Plataforma: Está prohibido realizar acciones que interfieran con el correcto funcionamiento de la plataforma, como la introducción de virus, malware, intentos de hacking o cualquier actividad que pueda comprometer la seguridad de los sistemas de Trivance.
No Realizar Actividades Ilícitas: Los usuarios no deben utilizar la plataforma para realizar actividades ilícitas, como fraude, lavado de dinero, difamación, violación de la propiedad intelectual o cualquier otro uso contrario a la ley.
Seguridad de las Credenciales: Los usuarios son responsables de mantener la confidencialidad de sus credenciales (nombre de usuario y contraseña) y de no compartirlas con terceros no autorizados. Cualquier actividad realizada desde una cuenta autenticada será atribuida a la persona responsable de la cuenta.

7.4. Protección de la Privacidad y los Derechos de Terceros

Es responsabilidad de los usuarios de Trivance asegurarse de que la información personal que gestionan a través de la plataforma sea tratada con confidencialidad y respeto por los derechos de terceros. Las organizaciones y sus usuarios deben tomar las siguientes medidas:

Tratamiento Responsable de los Datos Personales: Los administradores y líderes de grupo deben asegurarse de que los datos personales de sus miembros sean recolectados, almacenados y utilizados de manera responsable, siempre de acuerdo con las normativas aplicables y los consentimientos otorgados por los titulares de los datos.
No Compartir Información sin Consentimiento: Los datos personales y transaccionales de los miembros no deben compartirse con terceros sin el consentimiento explícito de los titulares de los datos, salvo en los casos en que la ley lo permita.

7.5. Responsabilidad en la Gestión de Permisos

Los administradores y líderes de grupo son responsables de gestionar adecuadamente los permisos y roles de los usuarios dentro de la plataforma. Esto incluye:

Asignación de Roles: Los administradores deben garantizar que los permisos y roles asignados a cada usuario (miembro, líder de grupo, administrador) sean apropiados para su función dentro de la organización, evitando que usuarios sin autorización accedan a datos sensibles o funciones administrativas.
Revisión de Permisos: Los administradores deben realizar revisiones periódicas de los permisos asignados a los usuarios para asegurar que las personas con acceso a la información y las funcionalidades sean las adecuadas.

7.6. Reporte de Actividades Inusuales o Amenazas de Seguridad

Los usuarios tienen la responsabilidad de reportar cualquier actividad inusual, intento de acceso no autorizado o amenaza de seguridad que detecten en la plataforma. Esto incluye:

Notificar de Accesos No Autorizados: Si un usuario detecta que su cuenta ha sido comprometida o que otra persona ha accedido sin su consentimiento, debe informar de inmediato a la organización o a Trivance para que se tomen las medidas adecuadas.
Reportar Vulnerabilidades: Si un usuario descubre una vulnerabilidad de seguridad en la plataforma, está obligado a reportarla a Trivance para que el equipo técnico pueda solucionar el problema lo antes posible.

7.7. Uso de Herramientas de Comunicación

Trivance incluye herramientas de comunicación como mensajería interna, notificaciones push y correos electrónicos. Los usuarios deben utilizar estas herramientas de acuerdo con los fines legítimos de la plataforma y respetar las reglas establecidas por su organización. Está prohibido:

Spam o Mensajes Masivos No Solicitados: No se debe usar la plataforma para enviar mensajes no solicitados o spam a otros usuarios, salvo que se trate de mensajes que forman parte de las actividades autorizadas por la organización.
Mensajes Abusivos o Discriminatorios: Está prohibido el uso de lenguaje abusivo, ofensivo o discriminatorio en las comunicaciones realizadas a través de la plataforma. Trivance se reserva el derecho de suspender las cuentas de usuarios que violen esta norma.

7.8. Derechos de Propiedad Intelectual

Los usuarios deben respetar los derechos de propiedad intelectual de Trivance y de terceros al utilizar la plataforma. Esto incluye:

No Realizar Copias No Autorizadas: Está prohibido copiar, distribuir, modificar o utilizar de cualquier manera no autorizada el software, los logotipos, el diseño o cualquier otro contenido protegido por derechos de propiedad intelectual de Trivance.
Contenido de Usuarios: Si los usuarios suben contenido (como imágenes, videos o documentos) a la plataforma, deben garantizar que poseen los derechos necesarios para su distribución y que no infringen los derechos de terceros.

8. Contacto

Trivance se compromete a brindar un soporte eficiente y accesible para todas las organizaciones y usuarios que interactúan con la plataforma. Nuestro equipo de soporte técnico y atención al cliente está disponible para resolver cualquier duda, consulta o incidente relacionado con el uso de la plataforma, el tratamiento de los datos personales, o cualquier otro aspecto que involucre los servicios ofrecidos por Trivance.

A continuación, se detalla cómo puede contactarse con el equipo de Trivance y los medios de comunicación habilitados para ofrecer el mejor servicio posible a nuestros clientes y usuarios.

8.1. Soporte Técnico

El soporte técnico de Trivance está disponible para resolver cualquier problema técnico relacionado con el funcionamiento de la plataforma, desde la creación de cuentas, la gestión de usuarios, la configuración de eventos, hasta la integración de módulos avanzados.

Canales de Contacto:
- Correo Electrónico: Puede enviarnos sus consultas o solicitudes técnicas a través del correo electrónico de soporte: soporte@trivance.com. Nuestro equipo responderá dentro de las primeras 24 horas hábiles.
- Chat en Vivo: A través de nuestra página web o aplicación móvil, los usuarios pueden acceder a nuestro chat en vivo para recibir soporte en tiempo real.
- Centro de Ayuda: Los usuarios pueden acceder a nuestro centro de ayuda dentro de la plataforma, donde encontrarán guías paso a paso, tutoriales y respuestas a preguntas frecuentes que pueden resolver problemas comunes sin necesidad de contacto directo.

8.2. Consultas Generales

Si tienes alguna duda sobre los servicios ofrecidos por Trivance, los planes de suscripción, o cualquier otra consulta relacionada con el funcionamiento de la plataforma, puedes contactarnos a través de los siguientes medios:

Correo Electrónico de Consultas: Envíanos un correo a hola@trivance.com para recibir información general sobre nuestros servicios, productos y novedades.
Formulario de Contacto en la Web: Visita nuestro sitio web en trivance.io/contacto y completa el formulario de contacto con tu consulta. Nuestro equipo se pondrá en contacto contigo en un plazo de 24 a 48 horas hábiles.

8.3. Soporte para el Tratamiento de Datos Personales

Si tienes preguntas específicas relacionadas con el tratamiento de tus datos personales o deseas ejercer alguno de los derechos establecidos en nuestra política de privacidad (como el acceso, rectificación o eliminación de tus datos), puedes contactar a nuestro Delegado de Protección de Datos a través de:

Correo Electrónico de Protección de Datos: Puedes enviar un correo a hola@trivance.com detallando tu consulta o solicitud relacionada con el tratamiento de datos. Nuestro equipo especializado te asistirá en la gestión de tu solicitud de acuerdo con las normativas aplicables.

8.4. Horarios de Atención

El equipo de atención de Trivance está disponible para resolver cualquier consulta o solicitud durante los siguientes horarios:

Horario de Soporte Técnico: Lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 6:00 p.m. (hora local).
Atención en el Chat en Vivo: Disponible de lunes a sábado, de 9:00 a.m. a 5:00 p.m. (hora local).
Atención vía Correo Electrónico: Recibimos consultas 24/7 a través de los correos electrónicos, y nos comprometemos a responder en un máximo de 24 horas hábiles.

8.5. Notificaciones Importantes

Trivance también se compromete a mantener una comunicación constante con las organizaciones y usuarios en relación con actualizaciones importantes de la plataforma, mantenimiento programado, cambios en las políticas de uso o cualquier incidente técnico relevante que pueda afectar el servicio.

Notificaciones en la Plataforma: Los administradores de las organizaciones recibirán notificaciones dentro de la plataforma cuando se realicen actualizaciones de sistemas, se programe un mantenimiento o haya cambios en las políticas de uso.
Comunicaciones por Correo Electrónico: Trivance enviará correos electrónicos a los administradores de las organizaciones y usuarios principales para informar sobre actualizaciones importantes o eventos técnicos que requieran su atención.

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